仕事の悩み

仕事を管理して効率化。でも効率化の先に何がありますか?

管理人ミチオ
管理人ミチオ
「仕事をしっかり管理して仕事を効率化。どんどん仕事を終わらせていこう!」

そんな気持ちで仕事に取り組み始めても、思うように仕事が効率化できないことも少なくないのではないでしょうか?

仕事の効率化に取り組んでいるのに思うように仕事の効率化が進まないという人はぜひこの記事を読んでみてください。

この記事を読んで、少しでも仕事の効率化が進めば嬉しく思います。

なんで出来ないの?仕事の効率化ができない原因とは?

仕事を効率化しようと思っても思うように効率化が進まないことも。

仕事の効率化が進まない原因にはどのようなものがあるのでしょうか?

仕事を効率化する目的を理解していない

仕事を効率化する目的がはっきりしていないことで仕事の効率化が進まないことがあります。

「みんな仕事を効率化することをいいと言ってるし、仕事を効率化すれば仕事も早く終わるようだし。なんとなくやった方がいいかも」

仕事を効率化する目的を理解せず、なんとなく仕事を効率化した方がいいという思いで始めることにより、途中で仕事の効率化を諦めてしまうことがあります。

仕事を効率化する正しい方法が分からない

仕事を効率化しようとしても正しい効率化の方法が分からないことで仕事の効率化がうまくいかないことがあります。

効率化の方法はネットや書籍で数多く紹介されており、効率化の方法は無数に知ることができますが、逆に数がありすぎてどれをやればいのか分からないことに。

自分にとって正しい仕事の効率化の方法が分からないことで、仕事の効率化が進まないことがあります。

仕事をしっかり管理して仕事を効率化!仕事を効率化するメリットとは?

仕事の効率化が思うように進まない原因には、仕事を効率化する目的や方法が分からないことがありました。

そもそも、仕事の効率化することでどのようなメリットがあるのでしょうか?

仕事の処理時間が早くなる

仕事を効率化することで、仕事の処理時間を早くすることができます。

同じ仕事をする時にも、仕事を効率化することにより半分の時間で仕事を終わらせることができることも。

仕事が早く終わることにより生まれた時間を利用して、新たな仕事をすることもできますし、やった仕事を見直すことで仕事のミスを減らすこともできます。

残業がなくなる

仕事を効率化することで仕事の処理時間が早くなり、今まで残業をしなければ終わらなかった仕事を、残業をしないで終わらせることができるようになります。

残業時間を減らすことで従業員はプライベートな時間を確保できるようになり、会社側は残業代の経費を削減できるなど、お互いにとって大きなメリットがあります。

仕事は効率化すれば全てうまくいく?仕事を効率化するでデメリットとは?

仕事を効率化することで、仕事の時間が短くなり、残業時間も少なくなるメリットがあることを見てきました。

仕事を効率化するメリットがある一方、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?

仕事が増える

デメリットと言ってしまうと語弊がありますが、仕事を効率化することで仕事の処理スピードが早くなり、仕事が早く終わることに。

そのため仕事が早く終わった分、多くの仕事をやることに。

仕事は時間あたりの生産性で考えるべきで、短い時間の間に多くの仕事ができることは本来はいい仕事をしていることになりますが、仕事をしている本人はより多くの仕事をすることになり、仕事が増えたことをデメリットと感じることがあります。

今までのやり方が通じなくなる

仕事を効率化する時は今までの仕事のやり方を見直さなければいけないことも少なくありません。

そのため、今まで培ってきた経験ややり方が通じなくなり、新しいやり方を覚えなければいけないことも。

その仕事に長く携わってきたベテランの方の中には仕事の効率化によって、今までの経験が活かせなくなり、仕事の効率化の方法によっては抵抗を感じる人多くいます。

こんなにあるの?仕事を効率化するための方法とは?

仕事の効率化にはメリットだけでなく、今までの仕事のやり方を変えることにより効率化にうまく適応でいない人が出るというデメリットがあることをみてきました。

仕事を効率化するための方法には、どのようなものがあるのでしょうか?

パソコンの利用

仕事の効率化以前の問題で、仕事では必需品になって等しいパソコンですが、パソコンが1台あることで仕事を大きく効率化することができます。

文章作成から各種資料作成、スケジュール管理、メールと、今まで手書きや手紙など作業にかかっていた多くの時間が大幅に短縮されることに。

またパソコンを通してネットの活用が身近なものになり、物理的な距離の問題も克服され国や地域をまたいで気軽に仕事が行えるようになりました。

パソコンがなければ仕事が回らない状況となり、パソコンを活用することで仕事の効率化を大きく進めることができます。

スマートフォンの利用

スマートフォンによりパソコンと全く同じ機能が手の中に収まる大きさで使えることに。

資料作成など、大きな画面を見ながら作業を進めたい時には今でもパソコンが使われることもありますが、現在は全ての仕事をスマートフォンで完結させるという人も少なくありません。

スマートフォンの利用により、今までの働き方を変えることで仕事の効率化を大きく進めることができます。

各種アプリの利用

パソコンやスマートフォンでは仕事を効率化できる様々なアプリが提供されていて、多くのアプリを無料で使えるようになっています。

アプリを使い気軽にテレビ電話で会議を行ったり、会社全員のスケジュール管理や仕事のタスク管理などもアプリを使うことで簡単に行えることに。

様々なアプリを活用することで、仕事を大幅に効率化することができます。

何のためにやるの?仕事を効率化する目的とは?

仕事を効率化するための様々なツールがあることをみてきましたが、そのツールを活用することで仕事を効率化し仕事を早く終わらせることができますが、そもそも仕事を効率化する目的にはどのようなものがあるのでしょうか?

仕事を早く終わらせることが仕事を効率化する目的なのでしょうか?

仕事を効率化することが目的?

仕事は短い時間でより生産性を高めることでが重要に。

そのため仕事を少しでも効率化することで仕事の生産性を高めようとしますが、仕事の効率化そのものが目的になってしまうことも。

そのため以前より仕事を効率化して生産性が高まったこと自体に満足して、仕事の効率化がそこで終わってしまうことも少なくありません。

仕事の効率化の先にあるもの

仕事の効率化が目的になると、生産性が上がった時点で効率化が止まることになりますが、効率化の目的を残業の削減に置いた場合はどうでしょうか?

先ほども少し触れたように、残業を削減するために仕事を効率化することで従業員は定時に仕事から帰ることができ、自分の時間や家族と過ごすプライベートな時間を確保することができるようになります。

一方の会社も仕事の効率化により生産性が上がるだけでなく、残業代の削減もできることに。

また残業がなくなったことで今の仕事に満足する社員が増えることで、今の会社で働くことに喜びを感じる従業員が増えることも。

従業員と会社の双方が仕事の効率化によっていい関係を築くことができれば、仕事の効率化も生産性が上がるだけでは止まることなく進んでいくことになります。

効率化の限界も

仕事を効率化することで従業員と会社の双方がいい方向に進んでいけることを見てきましたが、仕事の効率化には限界があることも。

様々なツールを使い仕事の効率化を進めていけることをみてきましたが、1人の人間が処理できる仕事量には限界があるもの。

どんなに仕事を工夫して効率化を進めても、従業員の数に対して仕事量が多すぎることで仕事の処理が間に合わず、連日の残業がなくならないこともあります。

仕事量や仕事の担当などは個人で調整することが難しく、今の仕事を続ける間は働き方を変えることが難しいことも。

そんな時は、転職エージェントを利用しながら転職活動を進めてみて下さい。

 

転職エージェントは、あなたに代わって求人探しをしてくれる転職サポートで、転職エージェントを利用するメリットとデメリットには、大きく分けると次のようなものがあります。

転職エージェントを利用するメリット・デメリット
メリット デメリット
  • 転職希望を伝えた求人を探してくれる
  • 履歴書、職務経歴書の添削をしてくれる
  • 企業別の面接対策をしてくれる(過去の面接で聞かれた質問内容やその答え方等)
  • 転職前に転職先の様々な情報を知ることができる(職場の雰囲気、人間関係、自分の上司の人柄など)
  • 全てのサービスを無料で利用できる
  • 担当者によって、サービスのばらつきがある

転職エージェントを利用することで、あなたが日中仕事をしている間に、あなたが伝えた希望条件に合った求人を、転職エージェントが探してくれます。

そのため、あなたが疲れて家に帰り、求人探しができなかった時や、休日にまとめてやろうと思っていた応募書類の作成ができない場合でも、転職エージェントによって自動的に転職活動が進んでいくことになります。

また、1人ではなく、転職エージェントのサポートを受けながら転職活動を進めていけるため、求人探しや応募書類の添削のような転職活動の実務のサポートはもちろん、転職活動を続けていくモチベーションも維持しやすくなります。

そして、転職エージェントを利用する大きなメリットに、1人で転職活動をする時には知ることが難しかった転職先の「人間関係」「職場の雰囲気」のような転職先の生の情報も、転職エージェントを通して知ることができます。

そのため、転職エージェントを利用することで、転職前後のギャップが小さくなり、転職の失敗を防ぐことができます。

 

一口に転職エージェントといっても、大手の転職エージェントから地元に根ざした転職エージェントまで、全国に約18,000事業所の転職エージェントがあります。

そのため、利用する転職エージェントによって紹介してもらえる求人内容求人数はもちろん、受けられる転職サポートの内容や質も大きく変わることになります。

私も転職する時に複数の転職エージェントを利用しましたが、利用する転職エージェントによって、自分が希望している転職条件が同じ場合でも、紹介してもらえる求人が全く異なる時にはともて驚きました。

私が実際に利用して、おすすめする転職エージェントはリクルートエージェントになります。

 

転職を14回繰り返す中で様々な転職エージェントを利用しましたが、他の転職エージェントに比べてリクルートエージェントが良かった点は、次の3点になります。

  1. 求人数の多さ(非公開求人数)
  2. 担当者の変更が柔軟
  3. 面接対策に強い

 

1.求人数の多さ(非公開求人数)

リクルートエージェントは、他の大手転職エージェントに比べて、紹介してもらえる求人数が圧倒的に多くなっています。

このように、紹介してもらえる求人数が多いことで、多くの求人の中から自分に合った求人に出会える確率も高くなります。

グラフの求人内容を見てみると、非公開求人の割合が大きくなっています。

この非公開求人はその名の通り、一般の転職サイトには公開されていない非公開の求人となります。

企業が求人を非公開にする理由には、次のような理由があります。

  • 急な退職者など、すぐに人材が必要な場合
  • 会社の事業戦略に関わるようなピンポイントの人材が欲しい場合
  • 大量の応募者による採用手続きの手間を避けたい場合
  • 採用にかかる費用を抑えたい場合(成功報酬型→転職が成立して初めて企業は転職エージェントに紹介料を支払う)
  • 採用活動を知られたくない場合

企業が転職エージェントに依頼して求人を募集することにより、採用にかかるコスト削減や採用活動の効率化など、企業側には様々なメリットがあります。

そのため、非公開求人は求人数も多く条件のいい求人も多く存在しています。

さらに、この非公開求人は転職エージェントに登録することで初めて見ることができるため、誰もが見られる公開求人とは違いライバルの少ない求人となります。

2.担当者の変更が柔軟

リクルートエージェントは合計すると2回利用しましたが、最初に利用した時の担当者(O.Hさん)は転職者目線で、本当に細かい点まで転職サポートしてくれました。

なぜ転職するのかといった転職動機の確認に始まり、今度の転職で実現したいことの確認や、面接対策・応募書類対策などの具体的なアドバイスなど、一緒に転職活動を進めている感覚を持ちながら、転職サポートをしてもらうことができました。

しかし、2回目に利用した時の担当者(K.Kさん)は、対応の全てが事務的な方でした。

担当者のK.Kさんは、転職者であるこちらの転職希望も十分に聞かず「ただ求人を紹介するだけ」という転職サポートで、淡々と求人を紹介されるだけでした。

正直、自分1人で仕事を探した方がマシだと感じることもありました。

私はリクルートエージェントを2回しか利用していませんが、担当者の当たりはずれがある転職エージェントであることを感じました。

この時、私はどうしても担当者のK.Kさんと合わなかったので、担当者を変更してもらうようにお願いしました。

すると、お願いした翌日には対応してくれて、すぐに担当者を変更してもらうことができました。

このように、リクルートエージェントには担当者の当たり外れがありますが、これに関してはどの転職エージェントにもある問題となります。

担当者が合わなかった点は不満に感じた点ですが、担当者が合わなかった時に、すぐに担当者を変更してくれる柔軟な対応は、リクルートエージェントを利用して良かった点です。

管理人ミチオ
管理人ミチオ
担当者を変更してもらうことは少し気まずいですが、リクルートエージェントはメール連絡担当者を変更してもらうことができます。

転職エージェントを利用する時に、担当者との相性はとても大切で、転職活動の成否にも大きく影響します。

どうしても担当者と合わない時は、変更してもらうようにしましょう。

リクルートエージェントの担当者変更は、こちらからできます → 問い合わせ

※担当者の変更をお願いする時は、ただ変更をお願いするだけでなく、今まで転職サポートをしてもらったお礼も伝えるようにしましょう。

私は「別の担当者の視点でも求人を探したい」という理由で、担当者変更のお願いをしました。

 

3.面接対策が強い

リクルートエージェントを利用して良かった3点目は「面接対策の強さ」です。

担当者の面接アドバイスも具体的なものが多く参考になりましたが、都内ではほぼ毎日開催されている「面接力向上セミナー」が面接対策にとても効果がありました。

面接力向上セミナーは、セミナーを受講した人の面接通過率が15%UPし、受講者の97%がセミナーの内容を「大変満足」「満足」と回答している、セミナーの受講効果と満足度が高いセミナーとなっています。

リクルートエージェントでは、担当者による面接サポートやセミナー受講を通して、面接対策に取り組むことができます。

リクルートエージェントは10分ほどあれば登録することができます。

この10分間の手間をかけるだけで、16万件以上のライバルが少ない非公開求人から求人を選べるようになり、面接対策も強化することができます。

 

転職エージェントを利用することで、自分とは違った転職の専門家の視点で求人を探すことができるため、自分に合った求人に出会える可能性を高めることができます。

しかし、どんなにいい転職エージェントを利用しても、転職するのはあなた自身です。

今やっている「目の前の仕事の事」だけではなく

「1年後や3年後にどのような自分になっていたいのか」

という、未来の自分の姿を想像しながら、自分が今やるべきことを考えてみて下さい。

 

仕事の効率化により、あなたがより働きやすい環境を手に入れられることを願っています。

公式サイト:リクルートエージェントを利用する(無料)