【例文付き】内定を辞退したい。企業に内定を断る時の連絡方法は?電話、メール?直接行く?

管理人ミチオ

管理人ミチオ
企業から内定をもらったけど、辞退したい。

内定辞退の連絡はメール?電話?直接伝える?

このような悩みを抱えている人はいないでしょうか?

この記事では、企業から出た内定を辞退する時の方法について紹介していますので、辞退の仕方に悩んでいる人は、ぜひ参考にして下さい。

内定辞退を決めた時にまず考えるべきこと

企業はあなたの入社準備を進めている

あなたに内定を出した企業は、あなたが入社してくることを前提に、様々な準備を進めていきます。

あなたが使う机や椅子の準備に始まり、ロッカーの場所や事務用品、社員証の作成など、人を採用する時に様々な準備が必要にます。

あなたが内定を辞退する場合、社員証など準備が進むことで無駄になってしまうものもありますので、内定を辞退することを決めた場合は、時は速やかに連絡するようにしましょう。

内定辞退の連絡が遅れることに、あなたと採用企業の両者にとって何のメリットはありません。

企業への内定辞退の連絡は、電話・メールで大丈夫?

企業へ内定辞退の連絡をする方法として、基本的には電話やメールでの連絡で問題ありません。

しかし、稀に会社へ来ることを求められることもありますので、その時の対応も含めて、それぞれの内定辞退方法を、例文付きで詳しく紹介していきます。

電話で内定を辞退する場合

電話で内定を辞退する場合、次のポイントに気をつけて下さい。

電話をかける時間帯

朝礼やスケジュールチェックなど、何かと慌ただしい「出勤直後」や外出の多い「お昼」、帰宅準備を始める「退社前」の3つの時間帯は避け、次の時間帯を目安に内定辞退の電話をして下さい。

  • 10時〜11時半
  • 14時〜16時

※電話する前に、就業時間を確認しておきましょう。

電話で内定辞退を伝える時のポイント

内定辞退の電話をかける時は、伝えにくい内容ということもあり緊張する人もいますが、次のポイントに注意しながら電話をするようにしましょう。

  1. 採用担当者の名前が分かる場合は、電話する前に確認しておく
  2. 内定を辞退することをはっきりと伝える
  3. 面接、採用してもらった感謝の気持ちを伝える

【例文】内定辞退 電話例

具体的に電話で内定辞退をする時の例を紹介します。

採用担当者

採用担当者
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。
あなた

あなた
私、先日面接を受けさせて頂いた〇〇と申します。採用担当の〇〇様(わからない場合は人事部など)はいらっしゃいますか?
採用担当者

採用担当者
はい、私が〇〇です。先日は面接にお越し頂きありがとうございました。
あなた

あなた
こちらこそ、お忙しい中面接をしていただき、ありがとうございました。今、お電話でお話しする時間を少しいただけますか?
採用担当者

採用担当者
はい、大丈夫ですよ
あなた

あなた
面接後、内定の連絡を頂いたのですが、今回は内定を辞退したく、連絡をさせていただきました。
採用担当者

採用担当者
そうですか、それは残念ですね。一緒に働けるのを楽しみにしていたのですが、、、
あなた

あなた
申し訳ありません。本来は直接御社へ足を運ぶべきところ、電話にて取り急ぎ連絡をさせて頂きました。
採用担当者

採用担当者
分かりました。お電話を頂きありがとうございます。
あなた

あなた
面接など、色々とお世話になりました。それでは失礼いたします。

あくまでこれは例ですが、電話をかけた時に担当者が不在の場合もあります。

そのような時は、折り返し連絡することを伝え、希望の時間帯を確認しておきましょう。

また、会社によっては内定辞退の理由を聞いてくることもあります。

しかし、その時も本当の理由を言うのではなく

  • 自分の中でよく考えて決めた
  • もう少し、色々な企業をみてみたい

など、はっきりと内定辞退の理由を伝えない方が問題になりません。

メールで内定を辞退する場合

先ほども紹介したように、内定を出した企業はあなたの入社準備を進めているため、内定を辞退する時は速やかに連絡をすることが大切になります。

そのため、まずは電話で連絡することをおすすめしますが、どうしても繋がらない時など、やむを得ない場合はメールで内定辞退の連絡をしておき、その後、日を改めて電話をしておくと、相手企業にもあなたの誠意が伝わりやすくなります。

【例文】内定辞退 メール例文

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

先日、内定の通知を頂きました〇〇です。
その節は、誠にありがとうございました。

先ほどお電話をさせて頂きましたが、ご多忙のようだったため、メールにて取り急ぎ連絡させて頂きました。

誠に申し上げにくいのですが、その後自分の中で考えた結果、内定を辞退させて頂きたく、連絡をさせて頂きました。

履歴書に目を通して頂き、面接でも貴重なお時間を頂いたにも関わらず、このような連絡をすることになり申し訳ありません。

本来は御社へ足を運ぶべきところを、メールでの連絡となり申し訳ありません。

(後日、改めてお電話させて頂きます。)←後で電話をする人は。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

内定辞退を伝えて来社を求められた時は

あまり多くはないですが、内定辞退をした時に来社を求められることが稀にあります。

私も、過去に一度だけ内定を辞退した企業に、できればもう一度会社へ来てもらうよう連絡を受けたことがあります。

最初は相手企業が内定を辞退したことで怒っているのかと、かなり緊張して会社に行きましたが、話をした内容は次の2点でした。

  1. 自分の会社に転職する気は本当にないのか?
  2. 本当の内定辞退の理由は何か?

会社に行くと、もう一度考え直すように説得に近いことを言われましたが、丁寧に断り帰宅しました。

来社を求められた場合、転職者側が会社へ行くことのメリットは特にありません。

私は会社へ行くことにより、なんとなく感じていた罪悪感のようなものが小さくなり、その後の転職活動も気持ちを切り替えてできたというメリットはありましたが、中にはどうしても行きたくない人もいるはずです。

そのような人は無理に行く必要はなく、電話を受けた時に丁寧に断るようにしましょう。

ただし、断る時も面接をしてもらったことや、内定を辞退することに対する感謝や謝罪の気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。

まとめ

内定を辞退する時の方法について紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

内定を辞退する時は、まず何よりも採用をしてもらったことに対する感謝の気持ちを伝えることが大切になります。

一方、採用する企業側も、内定を辞退されるリスクがあることも考えながら採用活動を行なっています。

そのため、必要以上に気にすることなく、内定を辞退した後は気持ちを切り替えて転職活動を進めていきましょう。

転職活動であなたが希望する仕事に出会えることを願っています。