管理人ミチオこのような悩みを抱えている人はいないでしょうか？
この記事では、自分がやるべき仕事の優先順位をスムーズにつけられるタスクリストの作成方法を紹介しています。
自分のやるべき仕事や、仕事の優先順位が分からずに悩んでいる人は、ぜひこの記事を読んでみて下さい。
どんな意味がある？仕事の優先順位をつけるメリットとは？
目の前にある仕事から取り組んでいくことで、仕事を早く進められるように感じる人も多くいます。
仕事の優先順位をつけることで、どのようなメリットがあるでしょうか？
仕事が効率的に進む
仕事に優先順位をつけることで、仕事を進める時の迷いがなくなります。
1つの仕事が終わった後は次にやる仕事を選ぶことになりますが、仕事の優先順位をつけていない人は、どの仕事から処理していくのか迷うこともあります。
仕事に迷っている時は他のやるべき仕事も見つかることもよくあり、さらにどの仕事からやればいいのか迷ってしまうことになります。
迷っている1つ1つの時間は短いですが、迷っている時間が積み重なることで、1年後には大きな時間のロスとなります。
しかし、仕事の優先順位をつけることで、優先順位の高い仕事から順番に取り組めばよく、やるべき仕事に迷うことはありません。
そのため、来月までにやればいい仕事を先にやり、締め切りが明日の仕事を後回しにするような失敗もなくなります。
仕事の優先順位をつけることで仕事に迷うことがなくなり、仕事を効率的に進められるメリットがあります。
漠然とした仕事の不安がなくなる
仕事の優先順位をつけることで仕事が効率的に進むだけでなく、漠然とした仕事の不安もなくなるメリットがあります。
みなさんは、自分がやるべき仕事を把握していないことによる「漠然とした不安」を感じた経験はないでしょうか？
仕事の優先順位をつける時には、自分がやるべき全ての仕事を確認する必要があります。
仕事の優先順位をつけることで自然と仕事全体を把握することになり、自分がやるべき仕事の全体像が分からないという「漠然とした不安」を解消することができます。
無駄な仕事が分かる
仕事の優先順位をつけることで、無駄な仕事が分かるメリットもあります。
先ほども見たように、仕事の優先順位をつけることで、自分がやるべき仕事の全体を把握することになります。
仕事を見ていく中で、自分がやらなければいけないと思っていた仕事の中に、やる必要のなかった無駄な仕事を発見することもあります。
- 報告だけで済む、まとめる必要のない資料
- 1回の外出で済む取引先訪問
- 週一ではなく月一で十分な部署会議
仕事の優先順位をつけることで、やる必要のない無駄な仕事が分かるメリットがあります。
残業が少なくなる
仕事の優先順位をつけることで仕事の効率化や無駄な仕事が分かることで、結果的に残業が少なくなるメリットがあります。
仕事が終わらず残業をしている人の中には、残業を前提に仕事をしている人もいます。
無駄な仕事を省き、仕事を効率的に進めることで、残業をすることなく定時に帰ることもできます。
仕事の優先順位をつけることで、残業が少なくなるメリットがあります。
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仕事の優先順位つけに役立つ「タスクリスト」とは
仕事の優先順位をつけることで仕事が効率的に進むだけでなく、精神的なメリットもあることを見てきました。
メリットの多い仕事の優先付けですが、仕事の優先順位をつける時にはタスクリストの利用が役立ちます。
タスクリストは自分がやるべき仕事（タスク）を書き出したリストになりますが、タスクリストと似た言葉に「TO DO LIST」があります。
| タスクリスト | TO DO LIST |
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このような違いが指摘されていることもありますが、2つの間に明確な違いは定義されていません。
どちらも「自分がやるべきこと・やらなければいけないこと」をまとめたもので、いわゆる「備忘録」として役割があります。
自分がやるべきことをまとめたタスクリストを作成することで、仕事の優先順位も簡単に作成することができるようになります。
仕事の優先順位が簡単に分かるタスクリストの作成方法
ネット上では付箋を使ったタスクリストやexcelで作成したタスクリストなど、様々なタスクリストの作成方法が紹介されています。
どのような方法でタスクリストを作成しても問題はなく、自分が使いやすいと思う方法でタスクリストを作成することが大切です。
タスクリストを使い始め、自分に合わない時には違う方法を試せばいいだけです。
タスクリストの作成方法を簡単に言うと、次の3ステップを繰り返すだけとなります。
ステップ1：自分がやるべき仕事を全て書き出す
まずは自分がやるべき仕事を思い出し、全て書き出していきます。
- プレゼン資料作成
- 試算表作成
- テレアポ
- 取引先訪問
書き出す方法にはExcel上やノート、メモ用紙、付箋、模造紙など様々な方法がありますが、自分が使いやすい方法で構いません。
ここで注意することは次の2点。
- やるべきことを具体的に書く
- 所要時間を書く
具体的には、次のように書き出すことになります。
- 「〇月〇日会議 プレゼン資料作成 30分」
- 「〇月分 試算表作成 2時間」
最初は細く書き出すことを面倒臭く感じることもありますが、慣れていくことで、自分がやるべきことをより明確に意識することができます。
また、所要時間を書くことで、時間通りに仕事ができなかった時も「予定した時間より20分遅れた」と、仕事が遅れた意識を持つことができます。
最初から全てはうまくいきません。
できるところから始め、慣れてきたらどんどんブラッシュアップしていくようにしましょう。
ステップ2：仕事の優先順位に従いタスクを並び替える
自分がやるべき仕事を全て書き出した後は、優先順位に従って並び替えていきます。
優先順位の並び替えで悩む人が多くいますが、これも簡単。
仕事の締め切りを基準に、機械的に並び替えて下さい。
仕事の中には長期間に渡って取り組む仕事もあり、締め切りを明確にすることが難しいケースもあります。
しかし、締め切りを設定できない仕事があることが問題で、締め切りが曖昧なことから仕事の優先順位も曖昧になってしまいます。
仮でもいいので、全ての仕事に必ず「20〇〇年〇月〇日までに処理」と、必ず締切日をつけるようにして下さい。
締め切りのように具体的な数字で並び変えることで、優先順位のつけ方で悩むこともなくなります。
ここで1つ注意したいのは、完璧を求めないということです。
後ほど詳しく紹介しますが、タスクリストは作成することが目的ではなく、自分がやるべき仕事を把握し、効率的に仕事を進めていくことが目的です。
タスクリストの作成に時間をかけ過ぎ、肝心の仕事をやる時間がなくなってしまえば本末転倒です。
締め切りを基準に仕事の優先順位をつけていき、できる仕事からドンドンやっていく。
締め切りがはっきりしない仕事も、できる部分から迷わず進めていくことで、結果的には仕事をスムーズに処理することができます。
ステップ3：タスクリストを処理＋新たなタスクを追加
自分がやるべき仕事を全て書き出し優先順位に並び替えた後は、タスクを処理していくことになります。
しかし、仕事をしていると、やるべき仕事が日々発生していきます。
新たに発生した仕事はどんどんタスクリストに入れていき、優先順位に従って処理していくことになります。
タスクリストを見ればいつでも自分がやるべき最新の仕事が一目で分かるため、自分のやるべき仕事が分からない「漠然とした不安」を感じることもありません。
処理したタスクにはチェックを入れたり横線で消すなど、自分が分かるように印をつけていきます。
付箋でタスクリストを作成する人の中には処理したタスクの付箋を捨てる人もいますが、目に見える形で残しておくことをおすすめします。
仕事がうまくいかない時や不安な気持ちになった時、自分がやってきた仕事が大きな支えになることがよくあります。
後はステップ1からステップ3を、ひたすら繰り返すだけとなります。
タスクリストを利用する時の注意点
仕事の優先順位が簡単に分かるタスクリストの作成方法を紹介しましたが、タスクリストを利用する時には、次の点に注意する必要があります。
タスクリストの作成を目的にしない
先ほども紹介しましたが、タスクリストは自分がやるべき仕事を把握し効率的に仕事を進めることが目的で、タスクリストを作成することが目的ではありません。
タスクリストの作成に満足し、リストを眺めているだけでは何の意味もありません。
眺めるだけのタスクリストなら、仕事の優先順位を考えずに目の前の仕事から処理していった方が、はるかに効率的に仕事が進んでいきます。
タスクリストを作成することが目的ではなく、タスクを実行することが大切です。
今やれる仕事は今やる
作成したタスクリストの中で「電話をする」「メールをする」など、簡単なタスクや取り掛かりやすいタスクは、すぐに処理をしていきます。
しかし「データ分析」「市場リサーチ」など、めんどくさい仕事や取り掛かりにくい仕事は自然と後回しになり、いつまでも処理されないタスクが残ることになります。
繰り返しになりますが、タスクリストはタスクを潰していくことが目的ではなく、仕事の全体像を把握し効率的に仕事を進めていくことが目的です。
電話やメールなど、今すぐできる仕事はタスクに入れる前にやってしまうことも大切です。
タスクリストを定期的に見直す
タスクリストを作成後、タスクの処理や新たなタスクの追加など、タスクリストは日々更新されていきます。
そのため、いつまでも残っているタスクの処理や優先順位の見直しなど、定期的にタスクリストを見直すことが必要になります。
タスクリストにゴールはなく、日々更新されていくタスクを定期的に見直すことが大切になります。
まとめ
自分がやるべき仕事の優先順位をスムーズにつけられるタスクリストの作成方法を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
タスクリストを作成することで、自分がやるべき仕事の把握から取り組む仕事の優先順位をクリアにすることで、効率的に仕事を進めることができます。
しかし、作成したタスクリストも眺めているだけでは意味がなく、出来るタスクから処理していくことが大切になります。
タスクリストをうまく活用しながら、あなたの仕事が少しでもスムーズに回ることを願っています。
